Quando un processo di selezione è terminato e il nuovo candidato è stato selezionato, è importante non sottovalutare una fase altrettanto importante per l'inserimento del nuovo assunto in azienda, ovvero quel che viene definito "onboarding".

Ma cosa si intende con questo termine e come viene strutturato il processo successivo all'assunzione?

A chiarire ogni dubbio sul tema è Monica Caputo, la nostra Consulente Senior HR che dell'onboarding ha delineato gli aspetti più importanti da tenere in considerazione.

Che cosa si intende per onboarding e quando si può dire che inizi questo processo a livello di tempistiche?

Con l'espressione "Onboarding" si intendono le best practices seguite dall'organizzazione per inserire efficacemente un dipendente in azienda. Il processo inizia dopo che la futura nuova risorsa è stata selezionata, ha sottoscritto una lettera preassuntiva e ha formalmente rassegnato le dimissioni online: in questo modo è possibile conoscere la data effettiva del suo inserimento in azienda.

Quanto dura questo percorso se viene fatto correttamente?

Può durare da tre mesi ad un anno e questo può dipendere da diversi fattori, come il ruolo ricoperto, la complessità delle mansioni, le nuove competenze da acquisire. Ad esempio, possono servire tre mesi per un ruolo da operaio o impiegato, fino ad un anno per un Direttore Commerciale, un Direttore Tecnico o un Operation Manager.

Quali sono le principali attività che un'azienda deve predisporre nel momento in cui fa "entrare" in squadra un nuovo assunto?

Si possono riassumere in tutto tre differenti fasi. Nella prima, durante il periodo del preavviso del futuro dipendente, l'azienda può inviare alla risorsa documentazione specifica da esaminare in relazione al tipo di lavoro e organizzare un incontro con i futuri colleghi e responsabili per favorire la conoscenza. Anche predisporre lo spazio di lavoro del nuovo lavoratore è un aspetto importante: se necessario si possono ordinare strumenti di lavoro, attrezzature, nuove licenze software etc.
La seconda fase avviene quando il lavoratore entra in azienda e il primo giorno è buona prassi consegnare alcuni documenti, quali:
- copia del contratto di assunzione
- copia della job position che andrà a ricoprire il nuovo assunto
- copia del regolamento aziendale
- copia della mappa degli uffici o della produzione
Oltre alla documentazione da consegnare, insieme al responsabile e i colleghi dell'ufficio o del reparto è bene organizzare una riunione dove si possono trasmettere informazioni pratiche riguardo la priorità del lavoro, gli obiettivi che l'azienda si attende dalla nuova risorsa e la data entro la quale si organizzerà una prima performance review per capire se è chiara la mansione da svolgere. Si può approfittare di questa fase anche per specificare i valori dell'azienda e la vision (tematiche che possono già essere state evidenziate durante il processo di selezione). Un buon onboarding in questa fase può prevedere anche la partecipazione di un collega senior per aiutare la nuova risorsa a conoscere l'ambiente di lavoro facilitando l'integrazione in tempi più rapidi.
La terza fase è il consolidamento dell'onboarding. Le risorse umane o il capo della nuova risorsa fissano in agenda diversi colloqui: il primo può essere calendarizzato dopo 1 mese, poi dopo 3 mesi, poi dopo 1 anno e infine dopo 2 anni, con l'obiettivo di verificare non solo le performance, ma anche eventuali lacune riscontrate o problemi di clima interno. Inoltre, il nuovo dipendente è inserito in un piano di formazione relativo alle discipline dove è più carente: alcuni esempi tra i più tipici sono inglese, Excel o programmi gestionali come Sap. In questa fase può essere utile anche intervistare colleghi e altre persone dell'organizzazione che possano raccontare come si sta muovendo la nuova risorsa all'interno del suo ambiente lavorativo.

Quali sono i principali vantaggi di un buon onboarding?

Un onboarding fatto correttamente può avere diversi aspetti positivi. Motivare, coinvolgere, fidelizzare il nuovo dipendente, oltre a trattenere la risorsa nel lungo periodo, sono solo alcuni di questi. Può essere utile anche per cercare di distinguersi dalle altre aziende per quanto riguarda le metodologie e l'ambiente di lavoro e in più fa risparmiare tempo nel raggiungimento degli obiettivi.

Quali sono gli strumenti essenziali che non possono mancare per un onboarding corretto?

L'elemento essenziale è una comunicazione efficace partendo dal presupposto di non dare nulla per scontato. Ovviamente per comunicare efficacemente con la nuova risorsa è importante scegliere con cura i referenti aziendali che si faranno portavoce dell'immagine aziendale: dovranno essere competenti, aperti al nuovo, carismatici, positivi e intraprendenti.
Per quanto riguarda gli strumenti materiali, invece, si possono preparare video dove i futuri colleghi spiegano procedure da rispettare, regole formali e informali, così come molto graditi sono i " Welcome kit". Questi ultimi possono essere una valigetta contenente documentazione sull'azienda, magliette o felpe con i loghi dell'azienda, penne, blocchi, il badge per rilevare la presenza, la chiavetta per la macchina del caffè e la tessera da usare in mensa.